Política de cancelaciones / cambios (y no-show)

Esta política describe criterios generales y buenas prácticas aplicables a cancelaciones, cambios y no-show cuando el usuario ha contactado con un proveedor a través de Fiestalium.

Importante: las condiciones definitivas (fianza, plazos, penalizaciones, devoluciones) las fija cada proveedor y deben confirmarse por escrito antes de cerrar la reserva/contratación.

• Cancelación: anulación total del evento o de la reserva.
• Cambio: modificación de fecha, horario, duración, aforo o servicios contratados.
• No-show: no presentarse el día/hora acordados o hacerlo con un retraso que imposibilite el servicio.
• Fianza / Depósito: importe destinado a bloquear fecha y/o cubrir posibles daños, limpieza o incumplimientos.

Si existe contrato o condiciones específicas del proveedor, esas condiciones prevalecen sobre esta guía.

Para evitar malentendidos, recomendamos que proveedor y usuario acuerden por escrito:

• Plazos de cancelación con/sin coste y escalados de penalización.
• Qué ocurre con la fianza (reembolsable, no reembolsable, parcialmente reembolsable).
• Condiciones de cambios (reprogramación, diferencia de precio, disponibilidad).
• Servicios extra (catering, DJ, limpieza, seguridad) y si tienen política propia.

Recomendación pro: pide al proveedor una “hoja de condiciones” (PDF/email/WhatsApp) antes de pagar cualquier anticipo.

Cada proveedor define sus plazos. A modo de referencia, algunos modelos habituales son:

• Más de 30 días: devolución total o parcial del anticipo (según condiciones).
• Entre 30 y 15 días: penalización parcial (por ejemplo, retención de una parte del depósito).
• Menos de 15 días: retención mayor o no devolución (fecha difícil de recolocar).
• Últimas 72 horas: suele aplicarse la penalización máxima.

Nota: esto es un ejemplo orientativo. El proveedor puede aplicar plazos distintos por temporada, tipo de evento o aforo.

Si necesitas cambiar fecha/hora o condiciones del evento, lo recomendable es avisar cuanto antes. Normalmente, un cambio implica:

• Confirmación de disponibilidad por parte del proveedor.
• Posible ajuste de precio si cambia temporada, día de la semana, duración o aforo.
• Revisión de extras (catering, DJ, limpieza) que pueden tener su propia política.

Si el proveedor acepta reprogramación, pide confirmación por escrito con la nueva fecha/hora y condiciones.

En casos de no-show, es habitual que el proveedor:

• Retenga el depósito/anticipo, total o parcialmente.
• Aplique el coste mínimo pactado (especialmente si el espacio quedó bloqueado).
• Considere la reserva como cancelada por parte del usuario.

Consejo: si vas con retraso, avisa cuanto antes. Algunos proveedores admiten tolerancia si no afecta a otros eventos.

En situaciones de fuerza mayor (por ejemplo, causas graves imprevisibles o restricciones administrativas), proveedor y usuario deberían intentar una solución razonable:

• Reprogramación sin penalización, si es posible.
• Bonos/saldo a favor para nueva fecha.
• Devolución parcial según gastos ya incurridos (si procede).

Lo aplicable dependerá del contrato y de la normativa vigente en cada caso. Siempre se recomienda documentar la causa y la comunicación.

Los reembolsos (si los hubiera) se gestionan normalmente entre usuario y proveedor, ya que los pagos, fianzas o anticipos suelen realizarse directamente al proveedor.

• Si la fianza es reembolsable, el proveedor puede descontar daños, limpieza o incumplimientos según lo pactado.
• Si hubo pago a terceros (catering, DJ), puede aplicarse su política específica.
• Los plazos de devolución deben constar por escrito (por ejemplo, 7–14 días tras revisión del espacio).

Fiestalium no garantiza devoluciones si el pago se realizó al proveedor, salvo que exista un acuerdo específico con Fiestalium.

Si el proveedor cancela (por avería, indisponibilidad inesperada u otras causas), debería:

• Notificarlo al usuario lo antes posible.
• Proponer alternativas (cambio de fecha, espacio equivalente, proveedor asociado) si existieran.
• Devolver importes cobrados, cuando proceda, según lo pactado y la normativa aplicable.

Si el usuario informa a Fiestalium de una cancelación por el proveedor, podremos ayudar a reenviar la solicitud a opciones similares.

Para tramitarlo de forma rápida y sin estrés:

• Contacta con el proveedor por el canal acordado (WhatsApp/email) y conserva el registro.
• Indica: fecha del evento, nombre, número de asistentes, motivo y petición (cancelar/cambiar).
• Solicita confirmación por escrito del resultado (reembolso, reprogramación o condiciones aplicables).
• Si necesitas alternativas, envía una nueva solicitud en Fiestalium para buscar otra sala/servicio.

Si necesitas ayuda para localizar nuevas opciones, escríbenos a hola@fiestalium.com.

Podemos actualizar esta política para reflejar mejoras, cambios legales o de funcionamiento. La versión vigente será la publicada en esta página.

Última actualización:

Si tienes dudas generales sobre esta política o necesitas apoyo para encontrar alternativas de sala/servicio:

• Email: hola@fiestalium.com
• Formulario: Contacto

Nota: para devoluciones, fianzas y condiciones concretas, debes contactar directamente con el proveedor.